REGULAMIN PAKIETU BHP NA START „PIERWSZY PRACOWNIK”

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki zakupu i realizacji Pakietu BHP na start „Pierwszy pracownik”, zwanego dalej „Pakietem”.
  2. Usługodawcą jest VAMIS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Jeleniej Górze, ul. Jana Kasprowicza 50, 58-500 Jelenia Góra, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001231619, NIP 6112850445, REGON 544346556, zwana dalej „VAMIS”.
  3. Kontakt z VAMIS:
    • adres e-mail:biuro@vamis.pl,
    • adres korespondencyjny: ul. Jana Kasprowicza 50, 58-500 Jelenia Góra,
    • telefon: +48 573 010 375
  4. Pakiet przeznaczony jest przede wszystkim dla przedsiębiorców zatrudniających lub planujących zatrudnienie pracowników. Liczba pracowników zatrudnionych przez Zamawiającego nie stanowi ograniczenia w zakupie Pakietu.
  5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.

§ 2. Przedmiot umowy

  1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez VAMIS usługi obejmującej przygotowanie indywidualnej dokumentacji BHP, realizację wskazanych szkoleń BHP oraz przeprowadzenie konsultacji wdrożeniowej.
  2. Pakiet obejmuje:
    • przygotowanie dokumentacji BHP określonej w § 3;
    • jedno szkolenie wstępne lub okresowe BHP dla pracownika;
    • jedno szkolenie okresowe BHP dla pracodawcy lub innej osoby kierującej pracownikami;
    • jedną konsultację wdrożeniową trwającą 30 minut.
  3. Dokumentacja przygotowywana jest dla jednego stanowiska pracy wskazanego przez Zamawiającego.
  4. Zakup Pakietu nie jest uzależniony od liczby pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie.
  5. Pakiet nie stanowi umowy o stałą obsługę BHP przedsiębiorstwa.

§ 3. Zakres dokumentacji BHP

W ramach Pakietu VAMIS przygotowuje następującą dokumentację:

  1. Ocenę ryzyka zawodowego dla jednego stanowiska pracy.
  2. Zarządzenie w sprawie czasookresów szkoleń BHP.
  3. Dokumentację związaną ze środkami ochrony indywidualnej i odzieżą roboczą, odpowiednio do rodzaju stanowiska pracy, w szczególności:
  • dokumentację dotyczącą dofinansowania okularów przy stanowisku komputerowym;
  • tabelę przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej;
  • karty ewidencyjne odzieży;
  • regulamin prania odzieży lub wypłacania ekwiwalentu przy stanowisku robotniczym.
  1. Założenie obowiązkowych rejestrów, w szczególności:
  • rejestru wypadków przy pracy;
  • rejestru chorób zawodowych.
  1. Dokumentacja dotycząca organizacji pierwszej pomocy i ochrony przeciwpożarowej.
  2. Sporządzenie obowiązkowych wykazów, w tym dotyczących:
  • prac wzbronionych;
  • prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby;
  • prac szczególnie niebezpiecznych.

Wykazy sporządzane są z uwzględnieniem rodzaju prac oraz obowiązujących przepisów. Brak aktualnego zatrudnienia określonej kategorii pracowników lub niewystępowanie danego zdarzenia nie stanowi samoistnej podstawy do pominięcia dokumentacji wymaganej przepisami.

  1. Trzy instrukcje BHP dotyczące wskazanego stanowiska pracy.
  2. Konspekt instruktażu stanowiskowego, przeznaczony do samodzielnego uzupełnienia przez osobę przeprowadzającą instruktaż.

Dokumentacja przygotowywana jest na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego, z uwzględnieniem charakteru stanowiska pracy, wykonywanych czynności, stosowanego wyposażenia, warunków pracy oraz zidentyfikowanych zagrożeń.

§ 4. Zamówienie i płatność

  1. Cena Pakietu podawana jest na stronie sprzedażowej oraz w podsumowaniu zamówienia. Zamawiającego obowiązuje cena wskazana w chwili zawarcia umowy.
  2. VAMIS korzysta ze zwolnienia z podatku VAT. Cena podana na stronie sprzedażowej stanowi całkowitą kwotę do zapłaty za Pakiet.
  3. Płatność realizowana jest za pośrednictwem operatora płatności Stripe, z wykorzystaniem metod płatności dostępnych w formularzu zamówienia.
  4. Przed złożeniem zamówienia Zamawiający otrzymuje możliwość zapoznania się z Regulaminem oraz informacjami o zakresie świadczenia, cenie i warunkach realizacji.
  5. Złożenie zamówienia wymaga zaakceptowania Regulaminu.
  6. Po skutecznym dokonaniu płatności Zamawiający otrzymuje potwierdzenie zakupu na wskazany adres e-mail oraz dostęp do formularza służącego przekazaniu informacji niezbędnych do przygotowania dokumentacji.
  7. Ewentualne dodatkowe koszty dostarczenia dokumentacji, jeżeli występują, muszą zostać wskazane Zamawiającemu przed zawarciem umowy.
  8. Dokument sprzedaży wystawiany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 5. Informacje przekazywane przez Zamawiającego

  1. Warunkiem rozpoczęcia przygotowywania dokumentacji BHP jest przekazanie przez Zamawiającego kompletnych odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w formularzu.
  2. Formularz obejmuje w szczególności informacje dotyczące przedsiębiorstwa, stanowiska pracy, wykonywanych czynności, wyposażenia, środowiska pracy oraz występujących zagrożeń.
  3. Zamawiający może dodatkowo przekazać posiadaną dokumentację, np. zakres obowiązków lub opis stanowiska pracy.
  4. Zamawiający odpowiada za kompletność, zgodność z rzeczywistością i prawdziwość przekazywanych informacji.
  5. Jeżeli formularz nie zawiera odpowiedzi na wszystkie wymagane pytania, VAMIS nie rozpoczyna przygotowywania dokumentacji. VAMIS może zwrócić się do Zamawiającego o uzupełnienie lub wyjaśnienie przekazanych informacji.
  6. Zamawiający zobowiązany jest poinformować VAMIS o zmianach przekazanych danych, jeżeli nastąpią przed zakończeniem przygotowywania dokumentacji.
  7. Zamawiający odpowiada również za bieżącą aktualizację danych i dokumentacji wykorzystywanej w przedsiębiorstwie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

§ 6. Termin przygotowania i przekazanie dokumentacji

  1. Termin sporządzenia dokumentacji BHP wynosi do 30 dni od dnia otrzymania przez VAMIS kompletnych odpowiedzi na wszystkie pytania formularza.
  2. Jeżeli przekazane informacje są niekompletne, termin określony w ust. 1 nie rozpoczyna biegu do czasu ich uzupełnienia.
  3. Dokumentacja przekazywana jest Zamawiającemu w formie drukowanej,
  4. Dokumenty wysyłane są na adres wskazany przez Zamawiającego w formularzu.
  5. VAMIS odpowiada za przygotowanie dokumentacji zgodnie z zakresem Pakietu oraz informacjami przekazanymi przez Zamawiającego, przy zachowaniu należytej staranności.
  6. Dokumenty potwierdzające realizację szkoleń przekazywane są po ich przeprowadzeniu i spełnieniu wymagań dotyczących dokumentowania danego rodzaju szkolenia. Mogą być przesłane wcześniej w formie elektronicznej.
  7. Realizacja poszczególnych elementów Pakietu odbywa się niezależnie, zgodnie z terminami i warunkami przewidzianymi dla danego świadczenia.
  8. Wysyłkana terenie Polski jest wliczona w cenę pakietu;
  9. Wysyłkaza granicę jest dodatkowo płatna, a koszt ustalamy indywidualnie i przedstwiony klientowi do akceptacji przed wysyłką.

§ 7. Poprawki i aktualizacja dokumentacji

  1. VAMIS nieodpłatnie poprawia błędy wynikające z nieprawidłowego wykonania dokumentacji przez VAMIS.
  2. Za błąd wymagający bezpłatnego poprawienia nie uważa się rozbieżności wynikającej wyłącznie z przekazania przez Zamawiającego nieprawdziwych, błędnych lub niekompletnych informacji, których VAMIS nie mógł wykryć przy zachowaniu należytej staranności.
  3. Zmiana dokumentacji wynikająca z przekazania nowych informacji, zmiany warunków pracy, wyposażenia, wykonywanych czynności lub innych okoliczności po przyjęciu danych stanowiących podstawę opracowania jest odpłatną aktualizacją, jeżeli nie stanowi usunięcia błędu VAMIS.
  4. Opłata za aktualizację wynosi:
    • 100 zł za aktualizację oceny ryzyka zawodowego;
    • 50 zł za aktualizację innego dokumentu.
  5. Aktualizacja dokonywana jest po zgłoszeniu przez Zamawiającego potrzeby jej przeprowadzenia i zaakceptowaniu należnej opłaty.
  6. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają praw Zamawiającego wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy.

§ 8. Szkolenia BHP

  1. W cenie Pakietu znajdują się dwa szkolenia:
    • jedno szkolenie wstępne lub okresowe BHP dla pracownika;
    • jedno szkolenie okresowe BHP dla pracodawcy lub innej osoby kierującej pracownikami.
  2. Zamawiający może skorzystać ze szkoleń w terminie 12 miesięcy od daty zakupu Pakietu.
  3. Terminy szkoleń uzgadniane są indywidualnie z Zamawiającym.
  4. Szkolenia realizowane są w formach zgodnych z obowiązującymi przepisami dotyczącymi danego rodzaju szkolenia, w tym stacjonarnie, z wykorzystaniem dopuszczalnych form nauczania na odległość lub za pośrednictwem wideokonferencji, jeżeli sposób prowadzenia zajęć pozwala spełnić wymagania prawne.
  5. Zamawiający zobowiązany jest zapewnić warunki organizacyjne umożliwiające uczestnictwo wskazanych osób w szkoleniu.
  6. W przypadku szkolenia wstępnego pracownika Zamawiający zobowiązany jest umożliwić kontakt z pracownikiem. Brak takiej możliwości uniemożliwia przeprowadzenie szkolenia przez VAMIS.
  7. Instruktaż stanowiskowy jest odrębną częścią szkolenia wstępnego i przeprowadzany jest przez osobę uprawnioną zgodnie z obowiązującymi przepisami. Konspekt instruktażu stanowiskowego dostarczany w Pakiecie służy osobie przeprowadzającej ten instruktaż.
  8. Ukończenie szkolenia okresowego wymaga uzyskania pozytywnego wyniku egzaminu. Jeżeli pracodawca lub inna osoba kierująca pracownikami nie uzyska pozytywnego wyniku egzaminu, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego nie zostanie wystawione.
  9. Dokumentowanie ukończenia poszczególnych rodzajów szkoleń odbywa się zgodnie z wymaganiami właściwych przepisów. W szczególności szkolenie wstępne dokumentowane jest kartą szkolenia wstępnego, a szkolenie okresowe zaświadczeniem wydawanym po pozytywnym wyniku egzaminu.
  10. Jeżeli szkolenie realizowane jest online z wykorzystaniem dostępu do materiałów szkoleniowych, dostęp pozostaje aktywny przez 60 dni od jego uruchomienia.
  11. Istnieje możliwość przedłużenia dostępu do szkolenia online o kolejne 60 dni za opłatą 50 zł.
  12. Upływ 12 miesięcy od daty zakupu Pakietu powoduje wygaśnięcie umownego uprawnienia do skorzystania z niewykorzystanych szkoleń objętych Pakietem, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących oraz okoliczności leżących po stronie VAMIS.

§ 9. Konsultacja wdrożeniowa

  1. Pakiet obejmuje jedną konsultację wdrożeniową trwającą 30 minut.
  2. Konsultacja powinna zostać wykorzystana w terminie 3 miesięcy od daty zakupu Pakietu[początek terminu do potwierdzenia].
  3. Termin konsultacji uzgadniany jest indywidualnie z Zamawiającym.
  4. Zamawiający może jednokrotnie zmienić uzgodniony termin konsultacji, informując VAMIS o zmianie co najmniej 24 godziny przed planowanym rozpoczęciem spotkania.
  5. Kolejna zmiana terminu z inicjatywy Zamawiającego powoduje utratę prawa do konsultacji w ramach Pakietu, z zastrzeżeniem przypadków, w których do zmiany terminu dochodzi z przyczyn leżących po stronie VAMIS lub zastosowanie mają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
  6. Niewykorzystanie konsultacji w terminie określonym w ust. 2 powoduje wygaśnięcie umownego uprawnienia do jej wykorzystania, z zastrzeżeniem okoliczności leżących po stronie VAMIS oraz przepisów bezwzględnie obowiązujących.

§ 10. Odpowiedzialność stron

  1. VAMIS zobowiązuje się wykonywać usługi objęte Pakietem zgodnie z zawartą umową, obowiązującymi przepisami oraz z zachowaniem należytej staranności.
  2. Zamawiający odpowiada za przekazanie kompletnych i prawdziwych informacji dotyczących organizacji pracy, stanowiska, wyposażenia, warunków pracy i występujących zagrożeń.
  3. VAMIS nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe wyniki obliczeń, szacunków lub ocen w zakresie, w jakim nieprawidłowości zostały spowodowane nieprawdziwymi, błędnymi lub niekompletnymi danymi przekazanymi przez Zamawiającego, których VAMIS nie mógł wykryć przy zachowaniu należytej staranności.
  4. Odpowiedzialność za organizację bezpiecznych warunków pracy, wykonywanie obowiązków pracodawcy oraz wdrożenie i aktualizację dokumentacji w przedsiębiorstwie spoczywa na pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  5. Przygotowanie dokumentacji przez VAMIS nie zastępuje obowiązków pracodawcy związanych z zapoznawaniem pracowników z oceną ryzyka zawodowego, instrukcjami BHP, organizowaniem wymaganych szkoleń oraz stosowaniem odpowiednich środków ochronnych.
  6. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności VAMIS w zakresie, w jakim takie wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów.

§ 11. Reklamacje

  1. Zamawiający może zgłosić reklamację dotyczącą realizacji Pakietu.
  2. Reklamacje można składać:
    • elektronicznie na adres: biuro@vamis.pl;
    • pisemnie na adres siedziby VAMIS.
  3. Zgłoszenie reklamacyjne powinno umożliwiać identyfikację zamówienia oraz wskazywać przedmiot reklamacji i stwierdzone nieprawidłowości.
  4. VAMIS rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania.
  5. Odpowiedź przekazywana jest na adres e-mail wskazany przez Zamawiającego lub na inny uzgodniony adres do korespondencji.
  6. W przypadku stwierdzenia błędu VAMIS podejmuje działania zmierzające do jego bezpłatnego usunięcia.
  7. Postępowanie reklamacyjne nie ogranicza praw przysługujących Zamawiającemu na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§ 12. Odstąpienie od umowy

  1. Prawo odstąpienia od umowy przysługuje konsumentom oraz, w zakresie przewidzianym ustawą, osobom fizycznym zawierającym umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego w rozumieniu art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.
  2. Osoba uprawniona może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.
  3. Oświadczenie o odstąpieniu można przesłać na adres biuro@vamis.pl lub adres korespondencyjny VAMIS. Można skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia, lecz nie jest to obowiązkowe.
  4. W przypadku skutecznego odstąpienia VAMIS dokonuje zwrotu należnych płatności na zasadach i w terminach określonych w ustawie o prawach konsumenta.
  5. Jeżeli osoba uprawniona wyraźnie zażąda rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem terminu odstąpienia, a następnie skutecznie odstąpi od umowy, może być zobowiązana do zapłaty kwoty proporcjonalnej do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia, na warunkach określonych w ustawie.
  6. Prawo odstąpienia od umowy o świadczenie usług nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi przez VAMIS, jeżeli spełnione zostały wszystkie przesłanki ustawowe, w szczególności uzyskano wyraźną uprzednią zgodę osoby uprawnionej oraz potwierdzenie przyjęcia przez nią do wiadomości utraty prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi.
  7. Samo rozpoczęcie wykonywania usługi nie oznacza automatycznej utraty prawa odstąpienia.
  8. Przed rozpoczęciem realizacji usługi w okresie, w którym przysługuje ustawowe prawo odstąpienia, VAMIS uzyskuje odpowiednie oświadczenie osoby uprawnionej.
  9. W przypadku braku takiego oświadczenia VAMIS nie rozpoczyna wykonywania usługi przed upływem ustawowego terminu odstąpienia, jeżeli ten termin ma zastosowanie.
  10. Niniejszy paragraf nie ogranicza uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 13. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby realizacji umowy jest VAMIS sp. z o.o.
  2. Dane Zamawiającego przetwarzane są w szczególności w celu zawarcia i wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych, obsługi rozliczeń, reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  3. Dane osób uczestniczących w szkoleniach przetwarzane są w zakresie niezbędnym do organizacji i udokumentowania przeprowadzonych szkoleń, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym podstaw prawnych, odbiorców danych, okresów przechowywania oraz praw osób, których dane dotyczą, udostępniane są w odrębnej informacji o przetwarzaniu danych osobowych i polityce prywatności VAMIS
  5. Korzystanie z usług operatora płatności oraz narzędzi obsługujących zamówienie odbywa się z uwzględnieniem odpowiednich zasad przetwarzania danych.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają właściwe przepisy kodeksu cywilnego.
  2. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza praw przysługujących konsumentom ani innym osobom objętym ustawową ochroną, jeżeli wyłączenie takie jest niedopuszczalne.
  3. VAMIS może zmieniać Regulamin. Zmiany nie naruszają praw nabytych Zamawiających wynikających z umów zawartych przed wejściem zmian w życie.
  4. Do danego zamówienia stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w chwili zawarcia umowy, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  5. Regulamin obowiązuje od dnia 12.10.2026 r.

Załącznik nr 1 – Wzór formularza odstąpienia od umowy

Adresat:

VAMIS sp. z o.o.

ul. Jana Kasprowicza 50

58-500 Jelenia Góra

biuro@vamis.pl

Niniejszym informuję o odstąpieniu od umowy dotyczącej Pakietu BHP na start „Pierwszy pracownik”.

Data zawarcia umowy: ........................................

Imię i nazwisko: ........................................

Nazwa przedsiębiorstwa (jeśli dotyczy): ........................................

Adres: ........................................

Adres e-mail: ........................................

Data złożenia oświadczenia: ........................................

Podpis (wyłącznie w przypadku formularza przesłanego w postaci papierowej): ........................................

Formularz przeznaczony dla osób, którym przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy.